Was soll sich ändern?

Nach dem Entwurf müssten betroffene Unternehmen ein elektronisches Kassensystem einsetzen, das die steuerlichen Anforderungen erfüllt und die Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung schützt. Für sie wäre eine offene Ladenkasse künftig grundsätzlich keine dauerhafte Option mehr.

Auch bei den Belegen soll sich der Regelfall ändern. Wer Geschäftsvorfälle mit einer elektronischen Kasse erfasst, soll seinen Kunden ab 2028 einen elektronischen Beleg in einem standardisierten Datenformat bereitstellen – etwa zum Abruf über einen QR-Code. Kunden müssten ihn nicht annehmen. Wer ausdrücklich eine Papierquittung verlangt, soll sie weiterhin erhalten. Papierbelege würden also nicht verboten. Schon heute dürfen Betreiber elektronischer Kassen Belege digital statt auf Papier ausgeben; neu wäre die Pflicht zur elektronischen Bereitstellung.

Welche Unternehmen wären betroffen?

Die geplante Kassenpflicht knüpft an einen Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro im Kalenderjahr an. Gemeint ist der nach dem Umsatzsteuergesetz ermittelte Gesamtumsatz (d.h. nicht allein der Barumsatz oder Gewinn). Der Entwurf nennt gewerbliche, land- und forstwirtschaftliche sowie freiberufliche Tätigkeiten. Für Unternehmen kommt es deshalb darauf an, welche Umsätze sie erzielen, welche Zahlungsarten sie annehmen und wie sie diese bisher erfassen.

Eine wichtige Ausnahme ist vorgesehen: Wer Bargeld annimmt, damit aber im Kalenderjahr weniger als 12.000 Euro Umsatz erzielt, soll von der neuen Kassenpflicht ausgenommen sein. Weitere Ausnahmen könnten durch eine Verordnung geregelt werden; ihr endgültiger Inhalt steht noch nicht fest.

Vorsicht bei Betrieben, die gar kein Bargeld annehmen: Der Wortlaut beschränkt die 12.000-Euro-Ausnahme auf Steuerpflichtige, die Barzahlungen annehmen. Die Begründung des Entwurfs bezieht außerdem Kartenzahlungen in die elektronische Erfassung ein. Aus einem Barumsatz von null Euro sollte ein Betrieb deshalb keine gesicherte Ausnahme ableiten. Die Kassenpflicht und die neue Belegregel sind getrennt zu prüfen: Wer bereits eine elektronische Kasse nutzt, kann von der geplanten Belegregel betroffen sein, ohne eine neue Kasse anschaffen zu müssen.

Ab wann – und was bedeutet das praktisch?

Als Start für die Kassenpflicht und die digitale Belegbereitstellung ist der 1. Januar 2028 vorgesehen. Für den ersten Starttermin kann bereits das Kalenderjahr 2026 maßgeblich sein: Wer dann die Voraussetzungen der Kassenpflicht erfüllt, könnte ab Januar 2028 betroffen sein. Wird die Umsatzgrenze erstmals 2027 oder später überschritten, soll die Pflicht grundsätzlich am 1. Juli des Folgejahres beginnen, sofern keine Ausnahme greift. Für bestimmte Kassen mit Waagenfunktion soll Papier übergangsweise bis Ende 2032 an die Stelle eines elektronischen Belegs treten können.

Für möglicherweise betroffene Unternehmen ist eine Bestandsaufnahme sinnvoll: Wie hoch sind Gesamtumsatz und Bargeldumsatz, welche Zahlungsarten werden angenommen und welches Kassensystem wird eingesetzt? Wer noch mit offener Ladenkasse arbeitet, kann so früh erkennen, ob später eine Umstellung relevant werden könnte. Bei der Prüfung eines Systems zählen auch die Abläufe am Verkaufspunkt, die Bereitstellung digitaler Belege und bestehende Verträge mit Kassen- oder Softwareanbietern. Eine gesetzliche Pflicht, wegen des Entwurfs schon heute eine neue Kasse anzuschaffen, besteht nicht.

Was gilt heute schon – und was noch nicht?

Derzeit gibt es keine allgemeine Pflicht, allein wegen eines Umsatzes über 100.000 Euro eine elektronische Kasse einzuführen. Eine offene Ladenkasse ist weiterhin zulässig, wenn die geltenden Regeln zur ordnungsgemäßen Aufzeichnung eingehalten werden. Wer bereits eine elektronische Kasse verwendet, muss die dafür geltenden Anforderungen schon heute erfüllen; Belege können derzeit elektronisch oder auf Papier ausgegeben werden.

Im weiteren Gesetzgebungsverfahren können sich Schwellenwerte, Fristen und Ausnahmen noch ändern. Besonders zu beobachten sind die endgültige Fassung der Ausnahme bei geringen Bargeldumsätzen und die noch ausstehende Verordnung für Sonderfälle.